以古喻今——项目经理违规签单的管理和防空

        

上海元始律师事务所   李宗猛律师

 

【典源】

齐有甄(zhē n)彬者,有器业。尝以一束苎(zhù),于荆州长沙西库质钱。后赎苎,于束中得金五两,以手巾裹之。彬得金,送还西库。道人大惊曰:近有人以金质钱,时遽()未之录。檀越乃能见归,恐古今未之有也。辄以金之半仰酬,往复十余,坚然不受。

彬后为郫()令,将行,辞太祖。时同列五人,上诫以廉慎。至于彬,独曰:卿昔有还金之美,故不复以此诫也。(选自北宋《太平广记》)

 

【意译】

齐朝的时候有个叫甄彬的人,有高尚的品质和出色的才能。他有一次用一束苎麻到荆州长沙西库作抵押换了一些钱用,后来拿钱去赎苎麻,回来后在麻里发现用一条手巾包着的五两金子。甄彬将金子送还西库。管理西库的人员非常吃惊地说:近来有人用金子抵押换钱。因为匆忙,没有记清放到什么地方了,想不到您拾到后,居然能送还本人,这恐怕是从古到今都没有的事情。管理员想用一半金子给他作为酬谢,两个人推辞往复了十多次,甄彬坚决不肯接受。

后来甄彬被任命为郫县县令,将要去上任之前,去向太祖皇帝(齐太祖萧道成)辞行,同时去辞行的一共有五位官员。太祖皇帝告诫他们一定要注意保持廉洁,唯独对甄彬说:你昔日有还金的美名,所以对你就不用嘱咐这些话了。

 

【分析】

很多企业管理者经常向笔者抱怨,“人心不古,我们给项目经理这么好的待遇,全力培养他,给他负责项目的锻炼机会,为什么他还会与下家串通,损害公司的利益?”

古时之人心,果然无私乎?文中这位甄彬先生,一次还金善举,即可名传天下。惟其珍稀难得,方能获帝王赞誉,流芳于青史。可见,品行高洁如玉、分外之财一毫不取的人物,在古代亦属凤毛麟角。

当今社会,物欲横流。自私,贪婪,诚信缺失,已成为社会的通病。指望项目经理廉洁自律,克己奉公,无疑是不现实的。相信项目经理的“人品”而吃亏上当的事情太多了。典型的案例有:

一、滥用发包权。

某国有企业从名牌大学引进毕业生杜某,公司李副总把他当成子弟一样培养,言传身教六七年,逐渐有独当一面的能力。不到三十岁,公司就将杜某提拔为项目经理,级别也到了处级,负责上海一大型住宅项目的施工管理。公司为了锻炼杜某,安排的这个项目,商务条件还是非常优厚的。

令公司诧异的是,这么好的一个工程,杜某管下来居然亏损。公司百思不得其解,经侧面多方了解,杜某将项目的劳务清包给自己的胞兄,材料也多是从关系户手中采购。事情都是由杜某一手操办,没有报公司批准。劳务费用及材料价格都远高于常情,导致工程最终亏损。

公司上下对杜某挺有意见。但是,杜某做得很巧妙,比如劳务项目,他的胞兄隐居幕后,并不出面签署分包协议,也不出面收钱。国有企业没有证据,也无法给杜某处分。只好将他从上海调职到西南,负责贵州、四川等地的工程业务。杜某虽有所收敛,项目不再亏损,但他负责的项目,仍是没有什么利润。杜某走一路,损一路,可是国有企业对这样的人,仍是无法进行有效制裁!

二、超额结算

某国有企业上海分公司的毛副总,担任嘉定区某大型商业及住宅综合项目的项目经理,工程造价近四亿元。工程完工结算过程中,由于毛副总对下家的手比较松,把关不严,还出现了多种指向毛副总的风言风语。为控制虚高结算,分公司遂召集党政班子所有管理人员开会,形成《党政联席会议纪要》明确毛副总不得再擅自与水电公司及其他分包单位结算,由公司另行安排赵副总负责。毛副总也出席了本次会议,在会议签到本上签了字。会议纪要上加盖了分公司公章,并呈报集团总部备案。

意想不到的是,党政会议纪要形成之后50天,毛副总仍冒着身败名裂的风险,与水电公司签署了结算协议,确认水电公司的结算总价为人民币1450万元。协议由毛副总个人签字,加盖了毛副总掌控的项目部印章。为了解决该结算价高于实物工程量的问题,毛副总及水电公司特地在结算协议上注明(一)因建设单位材料供货不及时,批复材料单价过低等原因造成乙方水电施工班组大量窝工及损失(二)甲方安排两次停工造成乙方误工费用等”,让该单位在法庭上难于置辩。

不出意料的是,法官最终按照“结算协议”上的数字1450万元进行判决。而公司测算的合理造价不过1100万元,白白亏损数百万元。

三、胡乱签证

不要以为仅有国有企业才存在硕鼠,民营企业的蛀虫可能更为猖獗。某总包单位承接一住宅工程,项目经理给分包单位签了字、而业主未认可的签证就达到七八百万元。其中防火门打胶一项工作,项目经理给分包单位就签署了40多万元的签证,签得也比较巧妙,点工1200多个,点工单价350/工日。1200多个点工根本是不可能的事情,但是工程已经完工,无法来核实。公司质问劳务合同上约定的点工价格200/工日,为何签署350/工日,项目经理称当时无法找到人,不答应这个价格,班组不肯做。而业主在打胶工作上,仅同意给总包3万多元,总包如承认这份40多万元的签证,一项就要亏37万。但是,分包单位不依不饶,春节前几十人来闹事,要将这40多万元拿回去,警察到场也驱之不散,要他们做一点让步也不肯。围堵了几天,总包实在顶不住,最终一分钱没少,40多万元全部给了分包。其他几百万元的签证单位,春节前虽然没来闹,但日后结算时纷争估计少不了,总包利益受损在所难免。

甚至至亲之间也有利益出卖的事情。上海某企业的老板刘总,在重庆建造厂房,合同固定总价为1430万元,委派自己的亲姐夫作为甲方负责人,合同权限是“代表发包人的利益”,心想亲姐夫总该信得过。不曾意料的是,这位姐夫在施工过程中签署了400多万元的签证。这还不说,完工之后,竣工结算时,施工单位又拿出了600多万元的签证,而这600万元的签证,施工过程中从没有拿出来过,其真实性根本无法复核(过程中如果拿出来,可能担心引起公司警觉,及时复核将签证否决)。1400万元的土建工程,签证量居然达到1000多万,按照笔者及投资监理估计,合理签证绝不会超过四五百万元,含水量超过不止一半。

很多签证做得很巧妙,比如场地平整、土方外运本身包含在合同总价之内,姐夫签署“土方超出原合同量,平整场地时将20180立方的余土外运,同意增补人民币48万元,一次性包干”。结算时到底是20000方、还是2000方余土外运,根本没法核算。还有些项目,明明没做,姐夫也签给施工单位。比如,将一个40吨的化粪池修改为100吨,签证写原40吨池子的土方已经开挖、模板已经支好。笔者询问姐夫有关事实,姐夫可能良心发现,说原来40池子的土方并未开挖,直接施工的就是100吨。可是,姐夫已书面签给别人,现在又何以单方面否认?

令人头痛的是,姐夫不仅在每一张签证上签字;施工单位在每一张签证后面还附一份预算书,姐夫在许多预算书上也签字确认。诉讼过程中,对于部分没有签字的预算书,姐夫还帮助对方,将所有遗漏签字的预算书一一补签完毕。刘总恼火之极,可对亲姐夫,又能如何处理?

培养的弟子、企业的骨干、外聘的精英甚至老板的至亲,为何会出卖企业?究其原因,不外乎利益驱动。刘总的姐夫,年收入不过二三十万;国有企业的项目经理,明面收入也高不到哪里去。而上海一套很普通的住宅,就要六七百万。单靠死工资,一辈子也买不起像样的房屋,维持不了体面的生活,更不能为子孙留下产业。姐夫的逻辑可能是:给施工单位多签署600万元,对于十数亿身家的刘总,根本不会损伤筋骨;而施工单位“返回”姐夫300万,对姐夫小家庭的改善立竿见影。所以,一朝权在手,他们签单签得心安理得,完全不会良心有愧。

【反思】

用人不疑,疑人不用固然是美德。但是,对员工的授权如果不加以监督和限制,权力必将失控,最终损害企业的利益,伤害企业和员工的感情。

我们不能指望所有管理人员都是圣人。对于总承包方来说,从防范风险的角度,与分包单位或材料商签署合同时,合同中至少应该明确约定以下四个方面事项:

(一)不要单独对一人授权。

比如,合同中可以约定,“甲方指定项目经理张三林、合同预算部经理赵晓英作为合同代表。所有材料签收单或其他权利凭证均需经甲方上述两人同时签字方为有效(仅有上述一人签字,不能作为结算依据)。任何其他人员的签字不发生效力。上述合同代表仅能签署接收货物的数量,无权签署货物价格或结算单;货物价格或结算单必须经甲方公司盖章确认方能生效。如乙方无法提供有效材料签收单,则甲方有权根据工程施工完毕、现场丈量的材料净数量进行结算,所有损耗均不计取。

(二)对二人以上合同代表的权利,亦须加以限制。

比如,合同中可以约定,甲方代表无权改变本合同约定,无权单独向乙方单独下发工作联系单、任务单,无权与乙方签署签证单、结算书或其他界定双方权利义务的文件。需要甲方承担费用的任何单据必须经甲方加盖公章才能生效没有加盖甲方公章、仅有甲方代表、合同联系人或任何其他工作人员签字的文件,均不能作为乙方向甲方主张权利的依据

(三)让施工单位在规定时限内上报签证。

比如,合同中可以约定,“分包单位应在变更事项确定之后14天内,将该变更所涉及的造价变化,以签证形式上报总承包方。分包单位逾期申报的,视为该项变更不涉及费用增加;而总承包方仍可以根据该变更所减少的工程量,据实核减合同价款”。这种约定是符合惯例及常理的,建设部颁布的建设工程施工合同示范文本中也有类似条款。注意这个14天的起算时间,是从分包单位获悉变更之时,而非从变更完成之后开始计算14天。

同时,合同中还应该约定,“自工程开工之日起,分包单位须于每月25日前,将该月发生的工程变更签证统一编号,之后统一上报总承包方存档备查(月度申报)。在月度申报时未提交的签证,无论日后是否由总承包方工作人员签字,总承包方均不予认可,不能作为结算依据”。这样,可以有效防止分包单位隐藏恶意签证、或者管理人员事后为对方补签虚假签证。从实践中看来,这样操作的效果是明显的。

(四)所有追加价款以建设单位确认为前提。

比如,合同中可以约定,若在施工中发生设计变更或修改、且影响造价时,分包单位可办理签证,以总承包方名义报建设单位审批。经建设单位同意的签证纳入结算,执行本分包合同有关计价和管理费、下浮比率等有关规定。若建设单位拒绝分包单位有关签证变更价款的要求,则总承包方对分包单位亦无任何补偿

这样的合同签署后,分包单位和我方管理人员内外勾结、徇私舞弊的空间大大减少。防微杜渐企业才能健康发展。