传真合同未认定,企业起诉被驳回

案情:天一公司与某供应商以传真方式签订买卖合同。合同订立后不久,产品价格突然大幅上涨,供应商由此违约,拒绝供货。天一公司提起诉讼。但在庭审中,对方极力否认曾经和天一公司通过传真签订合同。于是,审理法院以“传真件不能单独作为认定合同关系的依据”为由,判决驳回了天一公司的诉讼请求。

问题:那么,通过传真签订的合同是否具有法律效力?企业又该如何防范类似的法律风险?

分析:《合同法》第十条规定,“当事人订立合同,有书面形式、口头形式和其他形式”。《合同法》第十一条规定:“书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式”。因此,传真签约是《合同法》认可的书面订立合同方式,合同传真件具有一定的法律效力。

但是,由于传真的电子数据传输性质,接收方获得的文本不是发送方掌握的原件,而是原件的复印件。《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第69条第4项规定,“无法与原件、原物核对的复印件、复制品,不能单独作为认定案件事实的依据”。

显然,合同传真件可以作为证明合同法律关系的证据材料,但仍属于复印件,在无法与原件核对的情形下,不足以单独作为认定合同法律关系的证据。换言之,如果只有合同复印件而无其他证据印证,在对方当事人否认合同传真件的情形下,主张合同关系成立的一方很可能会因举证不足而败诉。

传真件因其快速、高效、方便的特点,在工程实践中被广泛使用,书面通知、承诺书、会商纪要、订货单、甚至合同等各种文件,不少企业都习惯用传真处理。但为规避传真乃是复印件的法律风险,企业需要注意以下三个方面:

第一,为保证签约和合同履行的速度,可以同意对方先将合同、订货单等文件传真过来。但是,事后一定要求对方邮寄盖有公章的原件,存档备案。

第二,涉及较大金额的合同,在发货或者正式下料生产之前,一定要拿到合同、订货单等书面文件的原件。不可急于求成,否则日后因传真件难于单独主张权利,可能招致损失。

第三,如果此前企业仅根据传真件(而无其他书面文件)履行了合同,不论是否已经造成了损失,企业均应采取积极的补救措施,包括:一,可与对方协商,签订补充协议、结算书、付款承诺书(或付款时间表)等文件(不能再以传真方式),并加盖公章;二,积极收集其他证据材料,虽然合同复印件不能单独认定案件事实,但可作为辅助证据,与其他证据材料一起组成证明案件事实的完整证据链条;三,如果书面证据难于形成,可与对方电话或面对面协商,并将协商过程进行录音,获取有效的录音证据与复印件佐证,以取得法院支持。