印章管理留漏洞,连环诉讼遭损失

案情:某磁砖公司引进舒某担任业务经理,为了方便,将公司公章交给舒某带出公司洽谈业务。由于舒某工作中存在一些违规行为,瓷砖公司于200512月将舒某开除。舒某离开了公司,卷走了其经手的全部业务资料,回报公司的却是连环诉讼。

20062月,瓷砖公司收到法院传票,原告赵先生把舒某和瓷砖公司列为共同被告,凭借一份写在便条上盖有瓷砖公司印章的欠条,说瓷砖公司欠自己10万元材料费。瓷砖公司根本未和赵先生发生过业务,也未出具过这份欠条,怎么会发生这场官司呢?瓷砖公司申请了鉴定。鉴定结果是先有公章,后有文字。但法院最终认定,欠条上有舒某的签字和瓷砖公司的公章,舒某又认可有业务关系,因此支持了赵先生10万元欠款的诉讼请求。

10万元欠款案刚结束,又冒出一笔5万元欠款案。200611月,汪先生凭一张舒某书写的伍万元人工安装费欠条,起诉瓷砖公司。法院认为公章虽是脱空而盖,但瓷砖公司之前与汪先生有业务关系,舒某代表公司书写欠条本身也有结算的含义,还是支持了汪先生的诉请。

瓷砖公司因舒某的行为付出15万元的代价,愤懑之情还没排解,20081月,又一张法院传票让瓷砖公司老总惊出一身冷汗。这个案件的原告正是舒某本人;案由也不比寻常,是借款;证据是盖有瓷砖公司印章的一张借条,公章依然是脱空而盖,借条上的字全是舒某本人书写。虽金额不是特别巨大,但是瓷砖公司老总为之寝食难安,因为还不知道舒某手中还有多少张盖有瓷砖公司印章的空白纸头,还不知道引发多少诉讼。

启示与对策:中国数千年来养成了“认章不认人”的社会习惯,公司印章被认为是公司的符号和代表。印章管理和使用上稍有漏洞,就可能被别有用心的人钻空子,给公司造成巨额损失。从安全防范的角度,以下五个方面的措施还是必要的:

第一,公司主要印章(包括公司章、合同章、法人章、财务章)的刻制和废止,均应备案登记。如有遗失或被盗,须立即报案并登报声明作废。

第二,印章应设立专人管理,落实责任制。严禁在无监管的情况下,将公章带出公司使用。

第三,制定用印管理制度,严格按照用印程序办理。例如,使用公司或法定代表人章时,应填写《印章使用申请单》,写明申请事项,征得部门经理、总经理书面批准后连同需盖章文件一并交印章管理人用印。

第四,每次使用印章均须书面登记,注明盖印文件或资料名称、数量、简要内容、盖印时间、经办人,重要的文件或资料必须留有原件或复印件。

第五,注意用印要领。例如可以规定:不得在空白纸张上盖章,公司印章、合同章应盖在文件内容下面的公司名称上或有字的地方,用印时须采用规范印泥并保证清晰度,公司证件复印件上盖公章时必须加盖使用用途章和再复印无效章,盖印多张文件时应加盖骑缝印等。